Mzdy sú dôležitým prvkom vo vzťahu zamestnanec – zamestnávateľ, a preto by ich správnosti a odbornému vedeniu mala byť venovaná náležitá pozornosť.
Mzdový servis, resp. mzdové účtovníctvo sa často považuje len za akýsi prílepok, zložku pridruženú ku klasickému účtovníctvu. V skutočnosti toho ale mzdový servis a účtovníctvo veľa spoločného nemajú. Absolútne odlišné sú postupy aj legislatíva, z ktorej vychádzajú. Ak už by sme mali kategorizovať, mzdové účtovníctvo má o niečo bližšie k pracovnému právu a personalistike, aj to je ale len okrajová zhoda.
Uvádzame to preto, že v praxi, obzvlášť v menších firmách, dochádza ku kumulácii pracovnej pozície účtovníka a mzdového účtovníka, ideálne ešte aj personalistu. Ide v podstate o pokus mať akési 3v1. Akcia 3v1 však možno funguje v reklamách na šampóny, ale nie pri správe firmy. Z profesionálneho hľadiska uvedené riešenie nepovažujeme za najšťastnejšie, pretože, ako sme uviedli vyššie, tieto oblasti sú úplne odlišné. Podľa prieskumov je len oblasť mzdového účtovníctva regulovaná nejakým spôsobom približne päťdesiatimi zákonmi a všeobecne záväznými právnymi predpismi. Tieto sa neustále menia a dopĺňajú. Takýto kombinovaný účtovník/mzdár/personalista má tak neustály tlak na sledovanie zmien vo všetkých svojich činnostiach a radikálne sa zvyšuje riziko prípadných pochybení.
V záujme skvalitnenia mzdového účtovníctva je preto určite lepšie mať špecializovaného zamestnanca len na mzdové účtovníctvo a pomáhať mu odborne rásť. V ideálnom prípade aj s nejakou konzultačnou podporou vo svojej oblasti. Oblasť miezd sa totiž rôzni aj v rámci jednotlivých odvetví – napr. mnohé výrobné firmy sú povestné svojou zložitosťou výplatnej vety, počte príplatkov a pohyblivých zložiek.
Problémom ale je, že aj v tom ideálnom prípade, keď máme špecializovaného zamestnanca na mzdy, nám tu vyskočí povestný háčik. Práca so mzdami je do značnej miery nárazová robota, čiže v rámci mesiaca nerovnomerne rozložená. Gro práce je spojené s prípravou mzdovej uzávierky, zvyšok mesiaca je tých priebežných činností menej. To, samozrejme, prirodzene zvádza k nápadu ten zvyšok vyplniť nejakými inými úlohami. Kumuláciu s iným typom práce však ťažko vyladiť, aby nebola na úkor primárnej odbornosti povinností mzdového účtovníka, t. j. venovaniu sa problematike miezd a súvisiacej legislatíve. Čím sa opäť vraciame k úvodu a k problémom častej kombinácie 2v1 alebo dokonca 3v1.
Nájsť teda rovnováhu medzi čo najrovnomernejším vyťažením mzdového účtovníka a zachovaním jeho odbornosti je pre mnohých zamestnávateľov doslova umením. Ďalším problémom je, že mzdový účtovník je vo firme spravidla jediný, kto rozumie tejto profesii, takže je ťažšie ho sledovať, hodnotiť a kontrolovať. Tým skôr, že ako u zamestnanca v pracovnom pomere je jeho zodpovednosť za chyby a pokuty značne limitovaná.
Ako teda z takejto dilemy von? Jednou z možností je zabezpečenie si mzdového servisu kompletne na kľúč od externého partnera. Odpadá tak niekoľko problémov naraz. Zháňanie kvalifikovaných zamestnancov, ich školenie, hodnotenie. Ďalej budovanie a udržiavanie celého technologického zázemia, v dnešnej dobe úplne nevyhnutného na spracovanie miezd na vyššej úrovni – servery, databázy, mzdový informačný systém, multifunkčné zariadenia atď. Takisto zodpovednosť za pokuty a penále za chyby zavinené spracovateľom mzdovej agendy. Schopná firma by takisto mala vedieť poskytovať v určitom rozsahu okrem spracovania miezd aj mzdovo-personálne poradenstvo. Tým sa odlišujú tí, čo tomu naozaj rozumejú, od „nahadzovačov“ do mzdových programov.
Vzhľadom na uvedené o podobnom riešení uvažujú už nielen tie malé spoločnosti s pár zamestnancami (pre ktoré je táto voľba prirodzená), ale aj tie väčšie, s desiatkami až pár stovkami zamestnancov. Nástup nových technológií umožnil dobre vybaveným externým firmám plnohodnotný servis už aj týchto spoločností. Aj v našom portfóliu klientov máme viacero takých.
V neposlednom rade je výhodou externej firmy aj ochrana údajov a diskrétnosť – voči internému i externému prostrediu.
Autor: Martin Surový,
konateľ BENETIP services, s. r. o.
www.benetip.sk
