V súčasnej slovenskej legislatíve patrí účtovníctvo medzi voľné živnosti. V praxi to znamená, že na vykonávanie činnosti účtovníka nemusíte spĺňať žiadne špeciálne kritériá týkajúce sa dosiahnutého vzdelania, či minimálnej praxe. Stačí, ak splníte všeobecné kritériá pre založenie živnosti a podnikania: vek nad 18 rokov, spôsobilosť na právne úkony a občiansku bezúhonnosť. Z týchto dôvodov účtovníkov bez praxe pribúda – a robia veľa chýb.

Mnohí podnikatelia sa o (ne)kvalitách svojho účtovníka presvedčili na vlastnej koži práve v nedávnom období účtovných závierok a daňových priznaní.

Tak ako si správne vybrať?

Pri výbere vhodného účtovníka alebo účtovnej firmy by sme mali zohľadňovať niekoľko kritérií:

Referencie. V prvom rade je dôležité overiť si doterajšie pôsobenie účtovníka alebo účtovnej firmy. Koľko rokov pôsobí v danej oblasti, aké má za sebou výsledky a s kým spolupracovala. Ak má medzi klientami stredné alebo väčšie firmy, je pravdepodobné, že to nie sú začiatočníci a disponujú aj potrebným technickým, materiálnym a personálnym zabezpečením. Rozhodujúci pritom nie je počet rokov praxe, ale aj množstvo a náročnosť firiem, ktorým v minulosti spravovala účtovníctvo.

Serióznosť. Spoľahlivá spolupráca a dodržiavanie termínov je základ. Seriózna účtovná spoločnosť si hneď v úvode spolupráce naštuduje špecifiká klienta a jeho oblasti podnikania a určí konkrétneho pracovníka, ktorý bude spracovávať jeho podklady. Vhodné je informovať sa či má konkrétna účtovná spoločnosť alebo pracovník uzatvorené poistenie zodpovednosti za výkon činnosti. Všetky podmienky spolupráce vrátane prevzatia zodpovednosti za účtovné doklady je vhodné presne definovať v zmluve o spolupráci.

Starostlivosť. Dobrý účtovník Vám nielen odovzdá doklady po zaúčtovaní, ale výkazy si s Vami aj prejde a vysvetlí Vám podrobnosti. Vytlačí Vám kompletnú inventarizáciu a účtovné zostavy, upozorní Vás na blížiace sa termíny a zmeny. Komunikuje s inštitúciami, upozorňuje na zistené nedostatky a navrhuje nápravu.

Komplexnosť služieb. Ďalším kritériom pri výbere by malo byť portfólio služieb – či vie účtovník alebo účtovná firma okrem štandardizovaného účtovného a mzdového servisu robiť aj špecifické veci, ako je napr. poradenstvo alebo rekonštrukciu účtovníctva. Pre klienta je výhodné, ak nájde všetko pod jednou strechou.

Vzdelávanie sa. Nie je dôležité len to, aké vzdelanie účtovník má, ale aj to či sa naďalej pravidelne vzdeláva, sleduje meniacu sa legislatívu a zúčastňuje sa školení.

Celá oblasť účtovníctva, miezd, či personalistiky je veľmi náročná. Napríklad, len oblasť miezd je regulovaná približne 50 zákonmi a všeobecne záväznými predpismi. Tieto zákony sú nesmierne zložité a neustále sa menia. Preto ak požadujete tie najlepšie účtovné služby, neváhajte a zverte sa do rúk skutočných profesionálov.

Externý alebo interný účtovník?

V menších, občas dokonca aj v stredne veľkých, spoločnostiach je bežnou praxou, že oblasť účtovnej a mzdovej agendy má na starosti jediný zamestnanec firmy. Nie vždy je to práve najšťastnejšie riešenie. Čo v prípade PN alebo ukončenia pracovného pomeru? S kým sa poradí v prípade problému? Pre menšie a stredné spoločnosti je z mnohých pohľadov preto výhodné zvažovať možnosť outsourcingu účtovníctva. V zahraničí, napr. v Nemecku prakticky všetky firmy do 50 zamestnancov využívajú služby externých účtovných firiem. Majú na to svoje dôvody:

Prenesenie zodpovednosti. V prípade outsourcingu zodpovednosť za škody a straty znáša externá firma. Ak má Vaše účtovníctvo na starosti Váš zamestnanec a on spôsobí problém, opatrenia voči nemu a vymáhanie zodpovednosti sú Zákonníkom práce veľmi limitované. Až tak, že v praxi nad tým firmy radšej len mávnu rukou. Obchodné vzťahy medzi firmami sú legislatívne menej regulované a fungujú viac na báze zmluvnej voľnosti. Renomované účtovné firmy majú o. i. uzatvorené poistenia zodpovednosti za škodu klientom. Aktuálny trend v legislatíve je posilňovanie právomocí zástupcu pri komunikácii s úradmi (napr. finančná správa). Nemusí už teda všetko riešiť konateľ alebo zakaždým angažovať daňového poradcu.

Odbúranie starostlivosti o zamestnancov. Pri outsourcingu Vám odpadá starosť s hľadaním kompetentného zamestnanca, s riešením situácie s preberaním agendy po jeho odchode, ako aj so zabezpečením zastupiteľnosti počas čerpania dovolenky a v čase PN. Prakticky každá firma aktívna na pracovnom trhu potvrdí, že nájsť kvalitného uchádzača je naozaj komplikované. Nehovoriac o jeho zaškolení. Vďaka tomu má, samozrejme, kvalitný uchádzač aj primerane vysoké očakávania.

Externá účtovná firma má personálne kapacity na plynulé zvládanie podobných situácií. Zároveň svojim zamestnancom zabezpečuje všetky školenia, čím Vám odpadajú náklady s tým súvisiace.

Odbornosť a špecializácia. Účtovníctvo v každej oblasti podnikania má svoje osobitosti a často krát nastávajú situácie vyžadujúce špecifické nápady a riešenia. V externej účtovnej firme sa tieto výnimočné situácie riešia v kolektíve špecialistov na rôzne oblasti, čím je zabezpečený objektívnejší pohľad na daný problém a jeho lepšie posúdenie a riešenie.

V neposlednom rade je obrovskou výhodou outsourcingu aj vyriešené technické a softvérové zázemie. Aj keď sa to na prvý pohľad možno nezdá, účtovný a mzdový softvér plus súvisiace IT technológie a ich údržba sú poriadne drahá záležitosť – nielen na obstaranie ale aj na pravidelnú prevádzku. Počítače, servery, databázy, legislatívne aktualizácie, správu dát, archiváciu dokladov, zálohovanie údajov, atď.

Martin Surový
konateľ
BENETIP services, s.r.o.
www.benetip.sk